Versione del documento: 1.1 – 22 luglio 2026. La presente informativa riguarda esclusivamente UESE Supplier Hub, disponibile sul dominio supplier.uese.eu, ed è autonoma rispetto alle informative pubblicate su altri siti.
1. Titolare del trattamento e ambito di applicazione
Il Titolare del trattamento è UESE ITALIA S.p.A., P. IVA IT04398760274, con sede legale in Italia, di seguito “UESE” o “Titolare”. Le richieste in materia di protezione dei dati possono essere inviate a supplier@uese.eu, indicando nell’oggetto “Privacy – Supplier Hub”. Qualora UESE abbia designato un Responsabile della protezione dei dati, i relativi recapiti sono forniti su richiesta attraverso il canale sopra indicato.
Questa informativa disciplina i trattamenti effettuati mediante il portale di qualificazione e gestione dei fornitori: creazione dell’account, profilazione aziendale, caricamento dei documenti, verifiche di compliance, richieste di integrazione, decisioni di qualificazione, monitoraggio delle prestazioni, gestione delle non conformità , assistenza tecnica e controlli di sicurezza.
2. Interessati e provenienza dei dati
Gli interessati possono essere legali rappresentanti, dipendenti, collaboratori, professionisti, referenti, titolari effettivi, componenti degli organi societari, persone indicate nelle referenze, subfornitori e utenti autorizzati delle organizzazioni candidate o qualificate. I dati provengono direttamente dagli utenti, dall’organizzazione rappresentata, dai documenti caricati, dalle interlocuzioni con UESE e, quando lecito e pertinente, da registri pubblici, albi professionali, banche dati di certificazione, fonti delle autorità e informazioni pubblicamente accessibili utilizzate per la due diligence.
3. Categorie di dati trattati
UESE può trattare dati identificativi e di contatto; ruolo aziendale e poteri di rappresentanza; credenziali e dati di autenticazione; informazioni societarie, fiscali e professionali; qualifiche e certificazioni; curriculum e referenze; firme e documenti di identità ; coordinate bancarie; dati assicurativi e di compliance; informazioni su conflitti di interesse, contenziosi, sanzioni o provvedimenti professionali, quando pertinenti e trattabili; log di utilizzo, indirizzi IP, dati del dispositivo e del browser; comunicazioni di assistenza; informazioni contenute nei documenti volontariamente caricati.
L’utente non deve caricare categorie particolari di dati o dati relativi a condanne penali e reati, salvo espressa richiesta, stretta necessità e presenza di un’idonea base giuridica. I documenti devono essere oscurati delle informazioni non pertinenti alla qualificazione.
4. FinalitĂ , basi giuridiche e conservazione
| FinalitĂ | Base giuridica | Conservazione indicativa |
|---|---|---|
| Registrazione dell’account, verifica dell’identità , autenticazione, recupero password e gestione della 2FA. | Misure precontrattuali e adempimento di rapporti contrattuali o organizzativi; legittimo interesse alla sicurezza degli accessi; obblighi di legge. | Per la durata dell’account e, di regola, fino a 24 mesi dalla chiusura, salvo evidenze di sicurezza da conservare più a lungo. |
| Ricezione, istruttoria e valutazione della candidatura, dei documenti, delle qualifiche, della capacitĂ tecnica e delle categorie richieste. | Misure precontrattuali richieste dal candidato; legittimo interesse di UESE alla selezione di fornitori affidabili; obblighi legali, regolamentari, di audit e gestione del rischio. | Candidature non accolte o ritirate: di regola 24 mesi dalla chiusura. Fornitori qualificati: per il rapporto e 10 anni dalla cessazione, salvi termini obbligatori superiori. |
| Due diligence e controlli antifrode, conflitti di interesse, etica, fiscalità , assicurazioni, privacy, cybersecurity e sicurezza della catena di fornitura. | Obbligo legale, legittimo interesse all’integrità e alla prevenzione dei rischi, accertamento, esercizio o difesa di diritti. | Per la qualifica e il rapporto; evidenze normalmente conservate per 10 anni dalla chiusura o per il termine di prescrizione applicabile. |
| Gestione di richieste di offerta, incarichi, contratti, prestazioni, non conformitĂ , rinnovi, sospensioni e revoche. | Esecuzione del contratto e misure precontrattuali; obblighi legali; legittimo interesse a qualitĂ , continuitĂ , sicurezza e tutela dei diritti. | Per la durata del rapporto e, di regola, 10 anni dalla conclusione, salvo contenzioso, audit o obblighi piĂą lunghi. |
| Comunicazioni di servizio, avvisi operativi, alert di scadenza e assistenza. | Necessità contrattuale/precontrattuale e legittimo interesse all’efficace amministrazione del portale. | Per il tempo necessario alla gestione; richieste di assistenza normalmente fino a 24 mesi, salvo collegamento con fascicoli più duraturi. |
| Monitoraggio della sicurezza, audit log, prevenzione abusi, risposta agli incidenti, backup e continuitĂ operativa. | Legittimo interesse e obblighi di sicurezza e accountability. | Log di sicurezza e audit normalmente 24 mesi; periodi superiori per incidenti, indagini o contenziosi. |
I periodi sono determinati secondo criteri di necessità e possono essere estesi per adempiere alla legge, preservare evidenze, gestire controversie, tutelare diritti o soddisfare obblighi di audit e certificazione. Al termine, i dati sono cancellati, anonimizzati o sottratti all’uso ordinario secondo procedure controllate.
5. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento
I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per creare l’account, verificare il potere di agire, valutare la candidatura o mantenere la qualifica. Il mancato conferimento può impedire registrazione, invio, approvazione o prosecuzione del rapporto. Le informazioni facoltative possono migliorare la valutazione, ma possono essere omesse, salvo successiva richiesta motivata dalla categoria o dal livello di rischio.
6. Destinatari e persone autorizzate
I dati possono essere consultati, nei limiti delle mansioni e secondo il principio di necessità , dal personale UESE addetto a procurement, amministrazione, legale e compliance, privacy, cybersecurity, qualità , direzione, audit e gestione delle commesse. Possono inoltre essere comunicati a fornitori di hosting, software, posta elettronica, sicurezza, backup, consulenza professionale, audit, certificazione e gestione documentale, vincolati da adeguati accordi; a clienti o partner di progetto quando necessario e lecito; ad autorità , organi giudiziari, organismi di vigilanza o forze dell’ordine nei casi previsti.
Le informazioni dei fornitori non sono vendute e non sono comunicate a inserzionisti pubblicitari.
7. Trasferimenti internazionali
La configurazione ordinaria è progettata per conservare i dati del portale nello Spazio economico europeo. Qualora un servizio o uno specifico progetto comporti un trasferimento extra SEE, UESE applica le garanzie del Capo V GDPR, quali decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard e, ove opportuno, misure tecniche e organizzative supplementari. L’interessato può chiedere informazioni sulla garanzia applicabile.
8. Misure di sicurezza
UESE adotta misure proporzionate al rischio, tra cui accessi per ruolo, hashing delle password, autenticazione a due fattori facoltativa o obbligatoria, cifratura dei collegamenti, aree documentali protette, controlli sui file e sui formati, registrazione degli eventi, backup, gestione delle vulnerabilitĂ , revisione degli accessi e procedure di risposta agli incidenti. Nessun sistema garantisce sicurezza assoluta: gli utenti devono proteggere credenziali, codici di recupero e dispositivi e segnalare tempestivamente ogni sospetta compromissione.
9. Scoring e decisione umana
Il portale può calcolare punteggi o indicatori di rischio sulla base di criteri documentati relativi a completezza amministrativa, capacità tecnica, esperienza, certificazioni, compliance, privacy, cybersecurity, adeguatezza economica e copertura operativa. Gli indicatori supportano l’istruttoria ma, nella configurazione ordinaria, non producono decisioni fondate unicamente su trattamenti automatizzati con effetti giuridici o analogamente significativi. Approvazione, limitazione, sospensione, rigetto e revoca restano soggetti alla valutazione di persone autorizzate. Il candidato può chiedere chiarimenti e presentare osservazioni o ulteriori evidenze.
10. Diritti degli interessati
Alle condizioni previste dal GDPR, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Può inoltre richiedere informazioni sulle garanzie dei trasferimenti internazionali e proporre reclamo all’Autorità di controllo competente, senza pregiudizio per i rimedi giudiziari. Quando il trattamento è imposto dalla legge, dal contratto, da esigenze probatorie o da motivi legittimi prevalenti, la richiesta di cancellazione o opposizione può non comportare l’immediata eliminazione.
La richiesta deve consentire a UESE di verificare l’identità del richiedente e il collegamento con il fornitore. UESE risponde normalmente entro un mese, prorogabile di altri due nei casi complessi previsti dalla legge.
11. Dati riferiti a terzi
L’utente che carica dati di altre persone garantisce che siano pertinenti, esatti, lecitamente acquisiti e comunicati e che, ove necessario, gli interessati abbiano ricevuto questa informativa. L’utente deve applicare la minimizzazione ed evitare documenti privati o estranei alla procedura.
12. Cookie tecnici e preferenza linguistica
Il portale utilizza cookie tecnici di sessione necessari ad autenticazione, sicurezza e navigazione e un cookie di preferenza linguistica per conservare la scelta IT/EN. Nella versione standard non sono installati cookie pubblicitari o di profilazione intersito. L’eventuale futura attivazione di strumenti analitici o tracciamenti non necessari dovrà essere preceduta da informativa e, quando richiesto, da un meccanismo di gestione del consenso.
13. Aggiornamenti e lingua prevalente
UESE può aggiornare l’informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione vigente è pubblicata in questa pagina con la relativa data. I testi italiano e inglese sono predisposti per essere equivalenti; in caso di divergenza interpretativa prevale il testo italiano, nei limiti consentiti dalla legge.